Almacenamiento Para La Oficina Tips

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Gestionar el almacenamiento excesivo de papel de oficina y archivo

El almacenamiento adecuado consiste en algo más que papel en una caja. Para efectos fiscales, y posiblemente incluso la ley (dependiendo de su negocio), necesita ser capaz de encontrar sus documentos cuando se los necesita.

Si usted tiene un montón de diferentes tipos de papel para almacenar y no es tan simple como una fecha o un sistema numérico, es posible que desee crear una base de datos u hoja de cálculo simple para ayudar a mantener un registro de sus archivos. El uso eficaz de las cajas de almacenamiento de la oficina puede hacer la búsqueda y organización de los suministros de oficina en una herramienta muy eficiente. Aquí están algunas ideas que le ayudarán a mantenerte organizado:


  1. Los nombres de etiqueta de carga: Escriba o importar los nombres que deben utilizarse para ayudar a identificar las carpetas de archivos. Usted puede hacer los nombres básica o avanzada en función de sus necesidades empresariales.

  2. Su programa de instalación Tipos de documento: Escriba los tipos de documentos que se almacenan en carpetas de archivos, junto con el tiempo que deben almacenarse.

  3. Crear archivo de carpetas: Combine los nombres de etiquetas y tipos de documentos para crear carpetas de archivos. Imprimir etiquetas para poner en usted carpetas de archivos en una amplia variedad de formatos de estilo de Avery automáticamente a medida que crea las carpetas de archivos

  4. Hacer Cajas de almacenamiento: Ahora ya está listo para asignar carpetas a las cajas de almacenamiento. Seleccione las carpetas que he colocado en la misma caja. La tienda hasta la fecha pueden ser automáticamente calcula en base al tipo de documentos que el lugar en el cuadro basado en una fórmula que se escribe en la hoja de cálculo. Asigne un lugar para cada caja de almacenamiento para ayudar a encontrar la caja cuando se necesita una carpeta en el mismo.

  5. Buscar en Archivo de carpetas: Ahora que ha asignado a las cajas de carpetas de almacenamiento que puede utilizar la opción de búsqueda para localizar las carpetas de nuevo. Los resultados de la búsqueda incluyen el nombre de la carpeta, la caja de almacenaje, y la ubicación de la caja de almacenamiento. Seguimiento de los archivos de papel nunca ha sido más fácil!

  6. Informes: Búsqueda de informes para ayudarle a gestionar su almacenamiento duro documento de copia, como ...


  • una Contenido de la caja Informe que imprime todas las carpetas de archivos almacenados en las cajas de almacenamiento seleccionado.

  • una Caja destrucción Informe que imprime en todos los bloques de almacenamiento cuya tienda Hasta la fecha cae en el intervalo de fechas seleccionado. También puede incluir el contenido de cada caja en el informe.

  • una Caja Informe Situación que imprime en todos los bloques de almacenamiento asignado a los lugares seleccionados
Esto puede sonar como un proceso engorroso, pero si presenta una gran cantidad de diferentes tipos de registros, el tiempo inicial que se necesita para instalar su base de datos y organizar sus archivos dará sus frutos en un futuro próximo. Además, mejorará la automatización de archivo y destrucción de información, así como la facilidad con la que se puede localizar un archivo.

Elección de los gabinetes de almacenamiento

gabinetes de almacenamiento se utilizan para almacenar material de oficina, archivos y medios de comunicación. Se hacen típicamente de metal o madera, siendo esta última la opción más costosa.

Armarios metálicos de almacenamiento son más asequibles que los gabinetes de madera, pero pueden ser ruidosas para abrir y, a menudo no se mezclan bien con muebles de oficina. A menudo son más ligeros que la madera y por lo tanto más portátiles también.

Armarios de madera se pueden mezclar muy bien con muebles de oficina y pueden ser diseñadas a medida. La mayoría de gabinetes de madera no hacen mucho ruido al abrir o cerrar. La desventaja de los armarios a base de madera es que puede costar mucho más que los gabinetes de metal.

Lo que elija para el almacenamiento o presentación, tienen la capacidad de bloqueo de las cajas y garantizar que tengan las características de seguridad como los que sólo la apertura en la parte superior si el fondo está abierto para evitar que derribar. La mayoría de los gabinetes le permiten almacenar carpetas colgantes, así como introducir objetos apilables.

¿Cómo elegir la cinta de embalaje derecho de

Cinta de embalaje no debe confundirse con el envío, o la cinta adhesiva. Cuando los elementos de cierre, como suministros de oficina durante el traslado, la última cosa que quiere es preocuparse por el fondo caiga en las cajas de almacenamiento.

Éstos son algunos consejos:


  • Cinta adhesiva se utiliza para fines generales, tales como la pintura y la luz la cinta embalaje. Utilice una cinta más pesados, como cinta adhesiva para asegurar las cajas fuertes.


  • La cinta adhesiva es un tejido fuerte, basado en la cinta adhesiva de usos múltiples, generalmente de plata o de color negro. La cinta adhesiva utiliza un adhesivo a base de caucho para ayudar a la cinta de resistir el agua y un tejido de fondo para facilitar la extracción.


  • Cinta de embalaje deberían ser etiquetados como tales y ser muy fuerte y adhesivo.
Su distribuidor de suministros de oficina puede ayudarle a determinar qué suministros de envío como la cinta y las cajas son las más adecuadas a sus necesidades de envío específicos.

Electrónicos de almacenamiento

La mayoría de las empresas están obligadas por ley conservar los documentos en los archivos de una cierta cantidad de tiempo. Como resultado, algunas empresas se ven invadidas por el papel. Una buena alternativa para muchas organizaciones es el almacenamiento electrónico. Dependiendo del tipo de negocio que se encuentra, usted puede ser capaz de escanear y guardar sus documentos en formato electrónico en lugar de mantenerse en el documento de papel. De hecho, usted puede ser capaz de eliminar la necesidad de papel en la mayoría de los casos, si usted está haciendo negocios en línea o por vía electrónica con sus clientes. Tener una copia de seguridad de copia de los documentos electrónicos para ahorrar papel y puede hacer que su almacenamiento muy accesible para guardar la información en CD, DVD o cartucho de cinta en lugar de archivos de papel.

Los dispositivos electrónicos disponibles en la actualidad las oficinas de ahorrar papel y el desorden. Con la entrega fax electrónico, pricebooks en línea y la capacidad de almacenar los documentos en el disco, estamos en nuestro camino hacia la oficina sin papel.

El desorden y la falta de profesionalidad

Lejos de ser una forma segura para almacenar los suministros y mantener el polvo fuera, armarios de conservación de reflejar la sencillez, la profesionalidad y el orden en cualquier entorno.

Imagine envuelto Fiesta regalos bajo un árbol. Entonces, la imagen misma los regalos sin envolver y dispersos por todo el piso. Después de haber cerrado la oficina de almacenamiento puede hacer una diferencia sustancial en el entorno de trabajo. Para maximizar la simplicidad, la organización y la limpieza, mantener armarios de oficina y cajas cerradas.

Establecer una política para la presentación en un área centralizada, si es posible para que los archivos siempre se encuentran fácilmente. Si deja de presentación individual a sus empleados, posibles temas no se mantendrá en una ubicación central, los empleados pueden elegir diferentes sistemas de archivo diferentes (en orden alfabético, fecha o numérico) y se corre el riesgo de la presentación se demoró y no mantenerse.

¿Todos mis suministros ser comprado en línea?

Si usted compra todos tus productos en línea, tenga en cuenta que es probable que necesite para pagar los honorarios de envío o transporte de mercancías. También deben ser conscientes de cuál es la política de su proveedor de retorno. Puede ser difícil determinar si hay algo que tiene todos sus prerrequisitos (como un armario) con sólo mirarlo. Al ver el artículo en persona puede ser la mejor manera de hacer compras para algunos de sus artículos.

Los gastos de envío son calculados por el peso y el tamaño del paquete, por lo que ordena una pila de cajas de almacenamiento en línea pueden no ser tan rentable como simplemente que manejar hasta la tienda al por menor.

El Internet es una gran herramienta para ordenar todo tipo de material de oficina, pero si va a comprar productos grandes o voluminosos, es posible que pueda ahorrar dinero al evitar la adición de cajas de embalaje o cacahuetes a su solicitud.

Familiarícese con las políticas de su proveedor en línea de modo que no hay sorpresas con las tarifas de envío o bienes no retornables y tasas de reposición de existencias.

La ventaja de suministros de oficina al por mayor

Una caja de almacenamiento en una tienda puede costar hasta $ 5, dependiendo del tamaño y los factores de durabilidad. Con la compra de contenedores de almacenamiento a través de una tienda de venta al por mayor de suministros de oficina, los consumidores pueden comprar un volumen de cajas a la mitad del costo de la compra por unidad.

Compra en grandes cantidades puede ahorrar considerablemente. Si compra en grandes cantidades, ser conscientes de la política de retorno de valores de su mayorista. Muchas empresas ofrecen un descuento por adelantado sobre la base de una compra prevista.

Oficina de soluciones de almacenamiento para todos los bolsillos

Dependiendo de su presupuesto, hay una variedad de soluciones de almacenamiento de oficinas disponible para ayudar a organizar cualquier habitación. gabinetes instalados pared con puertas de madera o vidrio puede ser la solución más eficaz, ya que puede abarcar desde el suelo hasta el techo. Sin embargo, esta solución puede ser muy caro y subiendo por una escalera para obtener suministros del estante superior puede convertirse en una molestia y preocupación de seguridad.

Norma armarios de oficina son otra solución y mucho más asequible a continuación, instalaciones personalizadas. Entrega y montaje son los únicos inconvenientes reales. Estos gabinetes vienen típicamente en metal, madera o aglomerado y se puede encontrar en las tiendas de suministros de oficina y en línea. Las compañías pueden ofrecer almacenamiento en cada estación de trabajo o empleados de una sala común archivo central para reducir el desorden y garantizar todos los documentos que se almacenan en un solo lugar.

Cajas y contenedores son otra solución para las necesidades de almacenamiento a corto plazo. Sin embargo, los visitantes y los clientes pueden encontrar a parecer menos profesional y uno podría hacer una primera mala impresión si es visto por un cliente importante.

Sea cual sea su elección es, le proporcionará una oficina libre de desorden y organizada para la facilidad de hacer negocios y una imagen profesional.

Almacenamiento de artículos de oficina

Si usted tiene un armario cerrado con llave, esta es probablemente la mejor manera de almacenar su material de oficina. Organizar el material de oficina, por tipo de suministro en los estantes y proporcionar una

Si usted no tiene un gabinete a la casa de sus suministros, contenedores de almacenamiento son una alternativa popular, lo que hace la oferta conveniente y portátil. Hay muchas opciones para el suministro de contenedores que van desde cajas de cartón para envases de plástico de gran tamaño.

La ventaja de utilizar cajas de papel, es que son baratos, fáciles de escribir y pueden ser apiladas hasta el techo. Sin embargo, pueden ser frágiles y no se propuso para la celebración de medios pesados, como libros o computadoras y no son impermeables. Los recipientes de plástico suelen costar más de cajas de papel, pero puede manejar más peso. Muchos contenedores plásticos de oficina vienen con asas para una mejor portabilidad.

Un armario con llave o un lugar para encerrar a sus cajas de almacenamiento se prefiere, a fin de garantizar que no le suministro de los empleados con los suministros gratuitos para su oficina en casa o por el hecho de facilitar la gestión de los suministros.

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