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El almacenamiento adecuado consiste en algo más que papel en una caja. Para efectos fiscales, y posiblemente incluso la ley (dependiendo de su negocio), necesita ser capaz de encontrar sus documentos cuando se los necesita.
Si usted tiene un montón de diferentes tipos de papel para almacenar y no es tan simple como una fecha o un sistema numérico, es posible que desee crear una base de datos u hoja de cálculo simple para ayudar a mantener un registro de sus archivos. El uso eficaz de las cajas de almacenamiento de la oficina puede hacer la búsqueda y organización de los suministros de oficina en una herramienta muy eficiente. Aquí están algunas ideas que le ayudarán a mantenerte organizado:
gabinetes de almacenamiento se utilizan para almacenar material de oficina, archivos y medios de comunicación. Se hacen típicamente de metal o madera, siendo esta última la opción más costosa.
Armarios metálicos de almacenamiento son más asequibles que los gabinetes de madera, pero pueden ser ruidosas para abrir y, a menudo no se mezclan bien con muebles de oficina. A menudo son más ligeros que la madera y por lo tanto más portátiles también.
Armarios de madera se pueden mezclar muy bien con muebles de oficina y pueden ser diseñadas a medida. La mayoría de gabinetes de madera no hacen mucho ruido al abrir o cerrar. La desventaja de los armarios a base de madera es que puede costar mucho más que los gabinetes de metal.
Lo que elija para el almacenamiento o presentación, tienen la capacidad de bloqueo de las cajas y garantizar que tengan las características de seguridad como los que sólo la apertura en la parte superior si el fondo está abierto para evitar que derribar. La mayoría de los gabinetes le permiten almacenar carpetas colgantes, así como introducir objetos apilables.
Cinta de embalaje no debe confundirse con el envío, o la cinta adhesiva. Cuando los elementos de cierre, como suministros de oficina durante el traslado, la última cosa que quiere es preocuparse por el fondo caiga en las cajas de almacenamiento.
Éstos son algunos consejos:
La mayoría de las empresas están obligadas por ley conservar los documentos en los archivos de una cierta cantidad de tiempo. Como resultado, algunas empresas se ven invadidas por el papel. Una buena alternativa para muchas organizaciones es el almacenamiento electrónico. Dependiendo del tipo de negocio que se encuentra, usted puede ser capaz de escanear y guardar sus documentos en formato electrónico en lugar de mantenerse en el documento de papel. De hecho, usted puede ser capaz de eliminar la necesidad de papel en la mayoría de los casos, si usted está haciendo negocios en línea o por vía electrónica con sus clientes. Tener una copia de seguridad de copia de los documentos electrónicos para ahorrar papel y puede hacer que su almacenamiento muy accesible para guardar la información en CD, DVD o cartucho de cinta en lugar de archivos de papel.
Los dispositivos electrónicos disponibles en la actualidad las oficinas de ahorrar papel y el desorden. Con la entrega fax electrónico, pricebooks en línea y la capacidad de almacenar los documentos en el disco, estamos en nuestro camino hacia la oficina sin papel.
Lejos de ser una forma segura para almacenar los suministros y mantener el polvo fuera, armarios de conservación de reflejar la sencillez, la profesionalidad y el orden en cualquier entorno.
Imagine envuelto
Establecer una política para la presentación en un área centralizada, si es posible para que los archivos siempre se encuentran fácilmente. Si deja de presentación individual a sus empleados, posibles temas no se mantendrá en una ubicación central, los empleados pueden elegir diferentes sistemas de archivo diferentes (en orden alfabético, fecha o numérico) y se corre el riesgo de la presentación se demoró y no mantenerse.
Si usted compra todos tus productos en línea, tenga en cuenta que es probable que necesite para pagar los honorarios de envío o transporte de mercancías. También deben ser conscientes de cuál es la política de su proveedor de retorno. Puede ser difícil determinar si hay algo que tiene todos sus prerrequisitos (como un armario) con sólo mirarlo. Al ver el artículo en persona puede ser la mejor manera de hacer compras para algunos de sus artículos.
Los gastos de envío son calculados por el peso y el tamaño del paquete, por lo que ordena una pila de cajas de almacenamiento en línea pueden no ser tan rentable como simplemente que manejar hasta la tienda al por menor.
El Internet es una gran herramienta para ordenar todo tipo de material de oficina, pero si va a comprar productos grandes o voluminosos, es posible que pueda ahorrar dinero al evitar la adición de cajas de embalaje o cacahuetes a su solicitud.
Familiarícese con las políticas de su proveedor en línea de modo que no hay sorpresas con las tarifas de envío o bienes no retornables y tasas de reposición de existencias.
Una caja de almacenamiento en una tienda puede costar hasta $ 5, dependiendo del tamaño y los factores de durabilidad. Con la compra de contenedores de almacenamiento a través de una tienda de venta al por mayor de suministros de oficina, los consumidores pueden comprar un volumen de cajas a la mitad del costo de la compra por unidad.
Compra en grandes cantidades puede ahorrar considerablemente. Si compra en grandes cantidades, ser conscientes de la política de retorno de valores de su mayorista. Muchas empresas ofrecen un descuento por adelantado sobre la base de una compra prevista.
Dependiendo de su presupuesto, hay una variedad de soluciones de almacenamiento de oficinas disponible para ayudar a organizar cualquier habitación. gabinetes instalados pared con puertas de madera o vidrio puede ser la solución más eficaz, ya que puede abarcar desde el suelo hasta el techo. Sin embargo, esta solución puede ser muy caro y subiendo por una escalera para obtener suministros del estante superior puede convertirse en una molestia y preocupación de seguridad.
Norma armarios de oficina son otra solución y mucho más asequible a continuación, instalaciones personalizadas. Entrega y montaje son los únicos inconvenientes reales. Estos gabinetes vienen típicamente en metal, madera o aglomerado y se puede encontrar en las tiendas de suministros de oficina y en línea. Las compañías pueden ofrecer almacenamiento en cada estación de trabajo o empleados de una sala común archivo central para reducir el desorden y garantizar todos los documentos que se almacenan en un solo lugar.
Cajas y contenedores son otra solución para las necesidades de almacenamiento a corto plazo. Sin embargo, los visitantes y los clientes pueden encontrar a parecer menos profesional y uno podría hacer una primera mala impresión si es visto por un cliente importante.
Sea cual sea su elección es, le proporcionará una oficina libre de desorden y organizada para la facilidad de hacer negocios y una imagen profesional.
Si usted tiene un armario cerrado con llave, esta es probablemente la mejor manera de almacenar su material de oficina. Organizar el material de oficina, por tipo de suministro en los estantes y proporcionar una
Si usted no tiene un gabinete a la casa de sus suministros, contenedores de almacenamiento son una alternativa popular, lo que hace la oferta conveniente y portátil. Hay muchas opciones para el suministro de contenedores que van desde cajas de cartón para envases de plástico de gran tamaño.
La ventaja de utilizar cajas de papel, es que son baratos, fáciles de escribir y pueden ser apiladas hasta el techo. Sin embargo, pueden ser frágiles y no se propuso para la celebración de medios pesados, como libros o computadoras y no son impermeables. Los recipientes de plástico suelen costar más de cajas de papel, pero puede manejar más peso. Muchos contenedores plásticos de oficina vienen con asas para una mejor portabilidad.
Un armario con llave o un lugar para encerrar a sus cajas de almacenamiento se prefiere, a fin de garantizar que no le suministro de los empleados con los suministros gratuitos para su oficina en casa o por el hecho de facilitar la gestión de los suministros.
Guru Spotlight |
Tammi Reynolds |