Gestionar el almacenamiento excesivo de papel de oficina y archivo

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Gestionar el almacenamiento excesivo de papel de oficina y archivo

El almacenamiento adecuado consiste en algo más que papel en una caja. Para efectos fiscales, y posiblemente incluso la ley (dependiendo de su negocio), necesita ser capaz de encontrar sus documentos cuando se los necesita.

Si usted tiene un montón de diferentes tipos de papel para almacenar y no es tan simple como una fecha o un sistema numérico, es posible que desee crear una base de datos u hoja de cálculo simple para ayudar a mantener un registro de sus archivos. El uso eficaz de las cajas de almacenamiento de la oficina puede hacer la búsqueda y organización de los suministros de oficina en una herramienta muy eficiente. Aquí están algunas ideas que le ayudarán a mantenerte organizado:


  1. Los nombres de etiqueta de carga: Escriba o importar los nombres que deben utilizarse para ayudar a identificar las carpetas de archivos. Usted puede hacer los nombres básica o avanzada en función de sus necesidades empresariales.

  2. Su programa de instalación Tipos de documento: Escriba los tipos de documentos que se almacenan en carpetas de archivos, junto con el tiempo que deben almacenarse.

  3. Crear archivo de carpetas: Combine los nombres de etiquetas y tipos de documentos para crear carpetas de archivos. Imprimir etiquetas para poner en usted carpetas de archivos en una amplia variedad de formatos de estilo de Avery automáticamente a medida que crea las carpetas de archivos

  4. Hacer Cajas de almacenamiento: Ahora ya está listo para asignar carpetas a las cajas de almacenamiento. Seleccione las carpetas que he colocado en la misma caja. La tienda hasta la fecha pueden ser automáticamente calcula en base al tipo de documentos que el lugar en el cuadro basado en una fórmula que se escribe en la hoja de cálculo. Asigne un lugar para cada caja de almacenamiento para ayudar a encontrar la caja cuando se necesita una carpeta en el mismo.

  5. Buscar en Archivo de carpetas: Ahora que ha asignado a las cajas de carpetas de almacenamiento que puede utilizar la opción de búsqueda para localizar las carpetas de nuevo. Los resultados de la búsqueda incluyen el nombre de la carpeta, la caja de almacenaje, y la ubicación de la caja de almacenamiento. Seguimiento de los archivos de papel nunca ha sido más fácil!

  6. Informes: Búsqueda de informes para ayudarle a gestionar su almacenamiento duro documento de copia, como ...


  • una Contenido de la caja Informe que imprime todas las carpetas de archivos almacenados en las cajas de almacenamiento seleccionado.

  • una Caja destrucción Informe que imprime en todos los bloques de almacenamiento cuya tienda Hasta la fecha cae en el intervalo de fechas seleccionado. También puede incluir el contenido de cada caja en el informe.

  • una Caja Informe Situación que imprime en todos los bloques de almacenamiento asignado a los lugares seleccionados
Esto puede sonar como un proceso engorroso, pero si presenta una gran cantidad de diferentes tipos de registros, el tiempo inicial que se necesita para instalar su base de datos y organizar sus archivos dará sus frutos en un futuro próximo. Además, mejorará la automatización de archivo y destrucción de información, así como la facilidad con la que se puede localizar un archivo.

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